Executive / Partner Assistant (m/w/d) der Geschäftsführung

DEINE VORTEILE

Wir bieten dir selbstverständlich flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten an.Hier zu stellen wir dir einen Firmenlaptop und ein Diensthandy zur Verfügung.Du erhältst eine sofortige Einstiegsmöglichkeit in eine unbefristete Festanstellung.Dich erwarten spannende Aufgaben und eine langfristige, berufliche Perspektive in einem internationalen Arbeitsumfeld.Du wirst unterstützt durch unser hilfsbereites und standortübergreifendes Team.Wir punkten mit einer teamorientierten Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns entscheidend.DEINE AUFGABEN

Diese Position erfordert eine Kombination aus organisatorischer Stärke, strategischem Denken und der Fähigkeit, in einem dynamischen und oft stressigen Umfeld erfolgreich zu agieren. Die/der Executive / Partner Assistant (m/w/d) agiert als unverzichtbare rechte Hand des Geschäftsführers und trägt maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs bei.

Du unterstützt die Geschäftsführung bei allen administrativen und organisatorischen Belangen, organisierst Meetings und bereitest diese vor sowie nach.Du managst den allgemeinen Schriftverkehr eigenständig, führst Recherchen zu speziellen Themen durch und bereitest relevante Informationen professionell auf.Du fungierst als Schnittstelle zu unseren Auslandsgesellschaften, klärst Abrechnungsmodalitäten, bereitest Vertragsunterlagen vor und organisierst versicherungsspezifische Anforderungen im internationalen Kontext.Du bist verantwortlich für das Vertrags- und Dokumentenmanagement, koordinierst verschiedene Verträge und Unterlagen, prüfst Rechnungen, klärst Unstimmigkeiten und unterstützt bei Vertragsabschlüssen sowie Anpassungen.Du pflegst den Kontakt mit externen Partnern und trägst zur Weiterentwicklung und Implementierung unseres ERP-Systems bei.Du kommunizierst regelmäßig mit verantwortlichen Schnittstellen, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.Du bietest Unterstützung bei strategischen Projekten und übernimmst Sonderaufgaben.Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Tochtergesellschaften und internationalen Teams.Du überwachst Projektfortschritte und Einhaltung von Fristen.Du gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen und vertraulichen Daten um.Du unterstützt Entscheidungsprozesse auf höchster Unternehmensebene.DEIN PROFIL

Du besitzt ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.Du hast mehrjährige Erfahrung in der Assistenz auf C-Level oder in einem ähnlichen internationalen Kontext gesammelt.Deine organisatorischen Fähigkeiten sind herausragend und du verfügst über ein hervorragendes Zeit- und Prioritätenmanagement.Du bist versiert im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint), gängigen Projektmanagement-Tools und hast idealerweise Erfahrungen mit ERP-Systemen wie Dynamics.Du beherrschst sowohl Deutsch als auch Englisch fließend in Wort und Schrift und verfügst möglicherweise über weitere Sprachkenntnisse.Deine Kommunikationsfähigkeiten sind exzellent, ebenso dein diplomatisches Geschick und dein Durchsetzungsvermögen.Du bist bereit zu gelegentlichem Reisen und flexiblen Arbeitszeiten.Du zeichnest dich durch hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit aus.Du zeigst hohe Eigeninitiative und Problemlösungsfähigkeit.Deine interkulturelle Kompetenz und Professionalität vervollständigen dein Profil.

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